Compliance-Rahmenrichtlinie der Universität zu Köln
Das Handeln der Universität zu Köln (UzK), ihrer Mitglieder und Angehörigen, ist bestimmt durch Eigenverantwortung, Aufrichtigkeit sowie Respekt gegenüber den Mitmenschen und der Umwelt, aber auch von Kenntnis und Beachtung der für die UzK einschlägigen Regeln.
Unter Compliance versteht die UzK die Einhaltung rechtlicher, wissenschaftsspezifischer und organisationsinterner Regelungen. Die UzK, als Gemeinschaft von Studierenden, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern und Beschäftigten, ist sich ihrer Rolle in der Gesellschaft und der damit verbundenen Verantwortung bewusst. Daher hat sie die Compliance-Rahmenrichtlinie verabschiedet, die in diesem Webportal grundlegende Regelungen und Verhaltensprinzipien zusammenführt und bündelt, die für das Handeln ihrer Mitglieder und Angehörigen leitend sein sollen. Dies wirkt präventiv und risikominimierend und gibt im durch hohe Freiheitsgrade geprägten Hochschul- und Wissenschaftssystem Verhaltenssicherheit. In diesem Zusammenhang geht es nicht nur um strafrechtlich relevante Themen zum Beispiel über die Einhaltung von Gesetzen, sondern auch um die Befolgung von Verhaltensregeln, Richtlinien und freiwilligen Kodizes, die die UzK sich selbst gegeben hat.
Das Vertrauen in ein verantwortungsbewusstes, gesetzestreues und integres Verhalten aller Mitglieder und Angehörigen der UzK ist von höchster Bedeutung für das Ansehen und den Erfolg der Universität.
Grundsätzliche Compliance-Prinzipien der Universität zu Köln
Die UzK wendet zur Prävention compliancebezogenen Fehlverhaltens verschiedene grundsätzliche Prinzipien umfassend an. Dies sind zum Beispiel:
- die Vermeidung von Alleinzuständigkeiten,
- die Mitzeichnung von Vorgängen durch weitere Personen vor Freigabe / Doppelunterschriften z.B. von Budgets,
- formale und transparente Regeln,
- die Trennung von Entscheidung und Durchführung bzw. Abwicklung – wie z.B. die Trennung zwischen Bedarfsstelle und auftragserteilender Stelle, die Trennung zwischen Budgetüberwachung und freigabe, die Trennung zwischen Auftragserteilung und Entgegennahme der Leistung,
- unabhängige Prüfungsausschüsse und -instanzen,
- Transparenzmaßnahmen wie IT-unterstützte Regelungen der Dokumentation, Bekanntmachung und Veröffentlichung von Beschlüssen, in bestimmten Fällen standardisierte Vermerke,
- stichprobenhafte oder regelmäßige Vorgangskontrollen,
- Schulungen und Informationsveranstaltungen, beispielsweise zur Korruptionsprävention,
- das Zufallsprinzip bei der personalen Zuordnung von Sachbearbeitung zu spezifischen Themen.
Das Handeln der Mitglieder und Angehörigen der UzK ist selbstverständlich an Recht und Gesetz gebunden. Daher werden gesetzliche Grundlagen an dieser Stelle mit Ausnahme des Baubereichs nicht explizit benannt. Die Richtlinie benennt vielmehr grundsätzliche Anforderungen an die Tätigkeiten und Handlungsweisen der Mitglieder und Angehörigen der UzK und stellt dabei Schwerpunkte heraus, die in der universitären Praxis zu Compliance eine besondere Bedeutung haben. Mit der Richtlinie sollen alle Mitglieder und Angehörigen der Universität zu eigenverantwortlichem Handeln ermutigt werden.
Integrität im Geschäftsverkehr
Die UzK intern wie extern eine aktive Strategie der Korruptionsprävention und duldet keine Form von Korruption, Bestechung oder Vorteilsnahme.
Transparente und ordnungsgemäße Verfahren
An der UzK sind Zuständigkeiten transparent und nachvollziehbar festgelegt. Entscheidungsprozesse werden durch formale Ordnungen geregelt und ihre Ergebnisse transparent dokumentiert.
Wissenschaftliche Integrität
Um gute wissenschaftliche Praxis zu sichern, folgt die UzK den Leitlinien und Empfehlungen der DFG und des Deutschen Ethikrates und hat sich zudem eigene Leitlinien und Kommissionen gegeben.
Schutz des geistigen Eigentums
Die UzK will neues Wissen gewinnen und bereits gewonnene Erkenntnisse sichern, zugänglich und nachvollziehbar machen und beachtet zum Schutz geistigen Eigentums das Urheber-, Patent- und Nutzungsrecht sowie in diesem Zusammenhang mögliche zusätzliche Vorgaben der DrittmittelgeberInnen.
Vergabe, Zoll und Embargo
Die UzK ist als öffentliche Einrichtung dazu verpflichtet, zur Deckung ihrer Bedarfe geordnete Vergabeverfahren durchzuführen. Die Beschaffungsrichtlinie der UzK bildet dafür die Grundlage.
Chancengerechtigkeit und Antidiskriminierung
Die UzK setzt sich aktiv für Diversität und Chancengerechtigkeit ein. Sie fördert eine Organisationskultur, in der die individuelle, soziale und kulturelle Vielfalt unserer Studierenden und Beschäftigten als Bereicherung und als Qualitätsmerkmal verstanden wird.
Studien- und Prüfungswesen
Die UzK fördert eine Lehr- und Lernkultur, die den Dialog aller Beteiligten wertschätzt und ihre Verantwortung für eine hohe Qualität in Studium und Lehre wahrnimmt.
Personalwesen
Gute Beschäftigungsbedingungen für das gesamte Personal sind für die UzK Grundlage für Erfolg in allen ihren Leistungsdimensionen. Die UzK will exzellentes Personal für die Wissenschaft sowie die wissenschaftsunterstützenden Bereiche finden, entwickeln und binden.
Bauwesen
Der Baubereich ist durch eine besonders hohe gesetzliche Regelungsdichte gekennzeichnet. Neben dem Baugesetzbuch (BauGB), welches die wichtigste Rechtsquelle im Baurecht darstellt, ist auch die Bauordnung des Landes ein zentrales Element im Bereich des öffentlichen Baurechts.
Risikomanagement
Die UzK hat ein umfassendes Risikomanagementsystem implementiert. Dieses verfolgt insbesondere die Verhinderung und Vermeidung von Risiken sowie die Minimierung der Folgen von Risiken.
Steuern
Gesetzgebungen, Rechtsprechungen und Finanzverwaltungen erwarten, dass Steuerpflichtige (hier die UzK) ein an Tax Complicance ausgerichtetes Handeln beweisen können. Um den Anforderungen gerecht zu werden, führt das Dezernat 6 ein Steuerhandbuch sowie ein steuerliches Berichts-, Melde- und Kontrollsystem ein.
Implementierung
Das Handeln der UzK, ihrer Mitglieder und Angehörigen, ist bestimmt durch Eigenverantwortung, Aufrichtigkeit sowie Respekt gegenüber den Mitmenschen und der Umwelt. Alle Mitglieder und Angehörigen der UzK sind für die Einhaltung der Compliance-Regelungen verantwortlich.