Sie helfen uns, wenn Sie Anhaltspunkte dafür haben, dass Beschäftigten der Universität zu Köln, Studierende oder Lehrende entgegen unseren Interessen oder sonst nicht korrekt handeln, und dies melden. Dazu gehören schwere Compliance-Verstöße und Straftaten wie etwa Korruption und Betrug, Diebstahl und Unterschlagung, Nötigung und Mobbing, aber auch andere Regelverstöße wie umwelt- oder menschenrechtsbezogene Risiken und andere Pflichtverstöße. Auch noch bevorstehende oder geplante Verstöße dürfen und sollen gemeldet werden. Auch bloße Verdachtsmomente können gemeldet werden. Selbst wenn sich diese im Nachhinein als unbegründet herausstellen, drohen hinweisgebenden Personen keinerlei Nachteile.

Die Meldestelle nach dem HinSchG ist nicht geeignet für die Meldung von Notfällen. Bei konkreter Gefahr für Leib und Leben rufen Sie die Polizei (110) oder die Feuerwehr (112)!

Schildern Sie unseren Vertrauensanwälten den Sachverhalt möglichst genau. Nennen Sie die betroffene Abteilung oder Organisationseinheit und die beteiligten Personen sowie Zeit und Ort des Geschehens. Teilen Sie auch Namen möglicher Zeugen mit. 
Schicken Sie, falls möglich, auch Dokumente wie Bilder, E-Mails usw., die den Verdacht stützen.
Sie entscheiden, welche Daten Sie angeben, ob Sie anonym bleiben möchten oder ob Sie den von uns eingesetzten Vertrauenspersonen für Rückfragen zur Verfügung stehen.

Binnen sieben Tagen nach Eingang Ihrer Meldung erhalten Sie eine Bestätigung über den Eingang Ihrer Meldung durch die Meldestelle, sofern Sie Kontaktdaten hinterlassen haben. Binnen weiterer drei Monate erhalten Sie eine Rückmeldung zu dem weiteren Umgang mit Ihrer Meldung sowie den getroffenen Maßnahmen. Bitte beachten Sie, dass wir bei dieser Rückmeldung darauf achten müssen, dass ggf. noch laufende interne Untersuchungen nicht gefährdet und Rechte Dritter nicht beeinträchtigt werden. 

Unsere Vertrauensanwälte überprüfen Ihre Meldung und erstatten der der Universität zu Köln rechts- und datenschutzkonform Bericht      . Soweit erforderlich, wird Ihre Meldung an die fachlich zuständige Stelle für Folgemaßnahmen weitergeleitet.

Alle Angaben zu Ihrer Person werden vertraulich behandelt, auf Wunsch dürfen Sie Ihre Meldung anonym abgeben. 
Das Websystem der Meldestelle erfüllt die einschlägigen gesetzlichen Anforderungen. Alle Meldungen werden durch Vertrauensanwälte entgegengenommen und verantwortungsvoll verarbeitet, bevor sie an die für die Bearbeitung von Hinweisgebermeldungen zuständige Stelle der Universität zu Köln weitergeleitet werden.
Die Dokumentation Ihrer Meldung wird bei der Universität zu Köln spätestens drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, soweit gesetzliche Regelungen der Löschung nicht entgegenstehen.
 

Hinweisgebende Personen unterliegen gesetzlichem Schutz, wenn sie im Zeitpunkt der Meldung an die Meldestelle hinreichenden Grund zu der Annahme haben, dass die von ihnen gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen. 

Damit dieser Schutzbereich eröffnet ist, muss die Meldung einen Sachverhalt betreffen, der dem Hinweisgeberschutzgesetz oder anderen einschlägigen Gesetzen unterfällt, also insbesondere Straftaten und schwere Ordnungswidrigkeiten. Auch muss sich der Hinweis auf die Universität zu Köln oder eine andere Stelle, mit der Sie als hinweisgebende Person beruflich im Kontakt stehen oder standen, beziehen. 

Arbeitsrechtliche Nachteile dürfen hinweisgebende Personen in diesen Fällen auch dann nicht erleiden, wenn sich ein gemeldeter Verdacht im Nachhinein als unbegründet herausstellt.

Ihnen stehen verschiedene Meldekanäle zur Verfügung: Sie können Ihre Meldung bei der Meldestelle über die zuvor genannten Webformulare oder persönlich, telefonisch, per E-Mail oder per Brief unter den oben genannten Kontaktdaten einreichen. 

Sie haben zudem die Möglichkeit, ihre Meldung bei einer behördlichen Meldestelle abzugeben. Diese sind die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz, externe bei den Bundesländern eingerichtete Meldestellen sowie die für spezielle Fälle zuständigen externe Meldestellen, beispielsweise beim Bundeskartellamt oder bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht. Zudem können Sie Ihre Meldung an Organe, Einrichtungen oder sonstige Stellen der Europäischen Union richten. Hierunter fallen beispielsweise die externen Meldekanäle der EU-Kommission und des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF). Die Kontaktdaten finden Sie auf der Internetseite der jeweiligen Behörde. Auf Wunsch stellen wir oder unsere Vertrauensanwälte Ihnen gerne weitere Informationen zu den externen Meldeverfahren bereit.

Es ist allerdings gesetzlich vorgesehen, dass Sie als hinweisgebende Person die Meldung an die universitäre Meldestelle gegenüber der externen behördlichen Meldestelle bevorzugen sollen, wenn intern wirksam gegen Verstöße vorgegangen werden kann.

Sie können die Meldestelle unter den oben angegeben Kontaktdaten bei Rückfragen telefonisch oder per E-Mail erreichen. Im Zweifel ist die Nutzung des Websystems aber sinnvoll. Unsere Vertrauensanwälte gehen mit eingehenden Meldungen verantwortungsvoll und umsichtig um und bearbeiten sie vor dem Hintergrund eines großen Erfahrungsschatzes.