Verstärkung des KLIPS-Teams
Seit 2006 steht den Lehrenden, Studierenden und Angestellten der Universität zu Köln mit ‚KLIPS’ – Kölner Lehr, Informations- und Prüfungs- Service - ein umfangreicher Dienst für das Campusmanagement zur Verfügung. Sowohl das System als auch das Betreiberteam (KLIPS-Team inklusive KLIPS-Support) unterstützen alle Nutzergruppen bei ihren Aufgaben im Bereich Studium, Lehre und Lehrorganisation.
Die einheitliche Verwaltung der Studiengänge mit KLIPS ermöglicht den Studierenden ein Studium „aus einem Guss“ – d. h. Veranstaltungs- und Prüfungsanmeldungen können in einem System fakultätsübergreifend vorgenommen werden. Informationen über Studiengänge, Veranstaltungen im gesamten Vorlesungsverzeichnis der Universität zu Köln, Prüfungstermine, sowie Lehrräume werden transparent und leicht zugänglich.
Ab dem Wintersemester 2014/15 werden Teile des Campusmanagements durch eine neue Software unterstützt. Das KLIPS-Team, als Betreiberteam ist in das Projekt „Migration Campusmanagement“ und damit in die Implementierung von KLIPS 2.0 intensiv eingebunden.
Mit Hilfe der Qualitätsverbesserungsmittel soll das KLIPS Team weiterhin konsequent personell so verstärkt bzw. aufrecht erhalten werden, dass Studierende, Lehrende und Mitarbeiter der Prüfungsämter, Geschäftszimmer, Lehrstühle und des Studierendensekretariates, sowie Studierende in der Benutzung des Campusmanagementsystems geschult, beraten und betreut und in dem Umstieg auf die neue Campusmanagementsoftware begleitet werden. Der Wechsel auf KLIPS 2.0 bedeutet neben der Absicherung des Parallelbetriebes von alter und neuer Campusmanagementsoftware vor allem auch die Überführung der neuen Software in den Regulärbetrieb nach der Projektabwicklung im Jahr 2016. Dem KLIPS Team erschließen sich zudem neue Aufgaben der Anwendungsbetreuung weiterer Verwaltungseinrichtung, z.B. im Bereich des Bewerber und Studierendenmanagement.
Projektfortschritt
Planung 2021
Bewerber- und Studierendenmanagement
In 2021 wird das KLIPS-Team für Bewerbende ein neues Accounterstellungsverfahren in Betrieb nehmen, um die Erstellung von Dubletten in KLIPS 2.0 und damit verbundene Aufwände auf Seiten der Bewerbenden und des KLIPS-Teams zu unterbinden.
Ferner werden weitere Verbesserungen in KLIPS 2.0 Bewerbung und Einschreibung für Bewerbende und Sachbearbeiter*innen in den Fachabteilungen vereinfachen. Bestehende Funktionen sollen erweitert und auf die Bedarfe der Nutzer*innen angepasst werden.
Die Teilnahme des KLIPS-Teams im Bereich Bewerber- und Studierendenmanagement an hochschulübergreifenden Arbeitsgruppen zur Funktionserweiterung wird fortgeführt. Diese Gruppe wird sich künftig auch notwendigen Aufgaben zur Technologieumstellung durch den Softwareanbieter widmen.
Prüfungsmanagement
Der Schwerpunkt des Prüfungsmanagements wird auch in 2021 in der Mitarbeit der hochschulübergreifenden Arbeitsgruppe zur Technologieumstellung liegen.
Die hochschulübergreifende Arbeitsgruppe zur Technologieumstellung wird die Umsetzungen des Softwareanbieters umfangreichen Tests unterziehen, um Studierenden auch in neuem Gewand bedienfreundliche und intuitive Applikationen für die Anmeldung zu Prüfungen und der Einsicht der Prüfungsergebnisse zur Verfügung stellen zu können.
Darüber hinaus sollen Drucksorten wie beispielsweise das Transcript of Records oder das Zeugnis mit digitaler Signatur in KLIPS 2.0 zur Verfügung gestellt werden.
Veranstaltungs- und Lehrraummanagement
Auch in diesem Bereich engagiert sich das KLIPS-Team in hochschulübergreifenden Arbeitsgruppen zur Technologieumstellung. Funktionalitäten werden eingehend getestet und mit den Entwicklern des Softwareherstellers weiterentwickelt, um die Usability für Studierende der Universität zu Köln zu erhöhen.
Desweiteren wird die Implementierung einer Schnittstelle zum Evaluierungstool EvaSys vorangetrieben, die eine medienbruchfreie Evaluierung von Lehrveranstaltungen aus KLIPS 2.0 heraus ermöglichen soll.
Support
Der KLIPS-Support wird auch in 2021 mit Hilfe unserer studentischen Hilfskräfte werktäglich von 10:00 bis 15:00 für persönlichen, telefonischen und Email-Kontakt als technische Unterstützung für KLIPS 2.0 erreichbar sein.
Die zielgruppenspezifische Online-Hilfe wird 2021 weiter aktualisiert, insbesondere werden die englischsprachigen Seiten erweitert und Neuerungen im System hinzugefügt.
Seit Mitte 2019 beteiligt sich der KLIPS-Support an der hochschulübergreifenden Gruppe zur Usability von KLIPS 2.0. Diese Beteiligung wird in 2021 fortgesetzt.
2020
Bewerber- und Studierendenmanagement
Seit dem WiSe 2020/21 erfolgt die Bewerbung auf den Master of Education, die Masterstudiengänge der Humanwissenschaftlichen Fakultät und eines Masterstudiengangs der Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Fakultät über KIPS 2.0.
Bewerbung und Einschreibung für das WiSe 2020/21 erfolgten vollständig digital.
Prüfungsmanagement
Der Schwerpunkt des Prüfungsmanagements lag 2020 in den Bereichen Drucksorten und Mitarbeit in der hochschulübergreifenden Arbeitsgruppe zur Technologieumstellung.
Die Umstellung der Drucksorten auf die neue Technologie wird in 2020 fast vollständig abgeschlossen. Insbesondere hochkomplexe Drucksorten wie Zeugnis und Transcript of Records konnten erfolgreich produktiv geschaltet werden.
Das KLIPS-Team beteiligt sich seit 2017 zudem an einer hochschulübergreifenden fachlichen Arbeitsgruppe, die am Technologiewechsel und an der Entwicklung neu gestalteter Oberflächen von KLIPS 2.0 (CAMPUSonline) mitwirkt. Die Arbeit dieser Gruppe ist noch nicht abgeschlossen.
Zudem wurde eine neue Stelle zur Übermittlung von Prüfungsdaten für E-Prüfungen in Betrieb genommen werden.
Veranstaltungs- und Lehrraummanagement
In 2020 wurden die intensiven Arbeiten an der Entwicklung der neuen Beleg- und Vergabeverfahren gemeinsam mit dem Softwareanbieter fortgesetzt. Hierzu sind neben zahlreichen Gesprächen und Erfahrungsaustauschen zwischen KLIPS-Team und Fakultäten und Einrichtungen auch umfangreiche Tests zu jedem Entwicklungsschritt des Softwareanbieters notwendig.
Im Lehrraummanagement konnten weitere Arbeitsräume Studierenden mit Buchungsmöglichkeiten in KLIPS 2.0 zur Verfügung gestellt werden.
Aufgrund des digitalen Sommer- und Wintersemesters und der Verschiebung der Vorlesungszeiten des Wintersemesters waren umfangreiche Anpassungen in KLIPS 2.0 nötig, um Studierenden konkrete Informationen zum Ablauf der gewählten Veranstaltungen zur Verfügung stellen zu können.
Support
Das Support-Team stand auch in diesem Jahr Studierenden und Mitarbeitenden unterstützend in allen Bereichen des Campusmanagements zur Seite.
Der Support wurde werktäglich von 10:00 bis 15:00 mit der Unterstützung studentischer Hilfskräfte ermöglicht. Da der persönliche und telefonische Support aufgrund der Covid-19-Situation nicht aufrecht erhalten werden konnte, wurde das Team für die Beantwortung schriftlicher Anfragen über unser Ticketsystem OTRS aufgestockt.
Die Online-Hilfe für Studierende wurde überarbeitet und die englische Übersetzung geprüft und erweitert.
2019
Bewerber- und Studierendenmanagement
In 2019 soll das Masterportal von weiteren Fakultäten ein zentralen Einrichtungen genutzt werden. Das KLIPS-Team stimmt hierzu mit den beteiligten Fakultäten und Einrichtungen die notwendigen Prozesse ab und führt gemeinsam mit dem Softwareanbieter Anpassungen der Software durch.
Die Modellierung der 2-Fach-Studiengänge von Humanwissenschaftlicher und Philosophischer Fakultät wird in enger Zusammenarbeit mit den betroffenen Fakultäten angepasst. Dadurch soll u.a. eine Verbesserung im Bereich der Drucksorten erreicht werden.
Prüfungsmanagement
Ein sehr umfangreiches Arbeitspaket liegt nach wie vor in der Umsetzung von Drucksorten des Prüfungswesens. Der Großteil der Drucksorten ist mittlerweile umgesetzt, in 2019 sollen die letzten Dokumente einsetzbar sein.
Das KLIPS-Team beteiligt sich seit 2017 zudem an einer hochschulübergreifenden fachlichen Arbeitsgruppe beteiligt, die am Technologiewechsel und an der Entwicklung neu gestalteter Oberflächen von KLIPS 2.0 (CAMPUSonline) mitwirkt. Die Arbeit dieser Gruppe ist noch nicht abgeschlossen (siehe 2018).
Veranstaltungs- und Lehrraummanagement
2019 wird sich das KLIPS-Team an einer hochschulübergreifenden fachlichen Arbeitsgruppe des Veranstaltungsmanagements mit dem Schwerpunkt Beleg- und Vergabeverfahren beteiligen und die neuen Verfahren, die der Softwareanbieter nach dem Technologiewechsel bereitstellen wird, mit entwickeln und detailliert testen.
Ebenso wird die Anbindung der an der UzK eingesetzten Evaluierungssoftware gemeinsam mit dem Betreiberteam und dem Softwareanbieter vorangetrieben.
Support
Das Support-Team wird auch 2019 Studierenden und Mitarbeitenden Unterstützung in allen Bereichen des Campusmanagement anbieten.
Ferner erstellt der Support die Flyer des KLIPS-Teams für Studierende und neue Mitarbeitende und pflegt die umfangreiche Online-Hilfe für Studierende, Lehrende und Fakultätsvertreter*innen.
Der persönliche und telefonische Support wird werktäglich von 10:00 bis 15:00 mit der Unterstützung studentischer Hilfskräfte ermöglicht. Auch die Erreichbarkeit per Email kann nur durch den Einsatz weiterer studentischer Hilfskräfte gewährleistet werden.
2018
Bewerber- und Studierendenmanagement
2018 wurden alle grundständigen Einfachstudiengänge vollständig in das Dialogorientierte Serviceverfahren (DoSV) integriert. Der hier bereits eingerichtete Datenaustausch zwischen KLIPS 2.0 und der Stiftung für Hochschulzulassung wurde erweitert. Außerdem wurden weitere Funktionalitäten (Schnittstellenanwendungsfälle) zum Datenaustausch zwischen den beiden Systemen in Betrieb genommen.
Die mit der Novellierung des Hochschulstatistikgesetzes nötig gewordene Nacherfassung von Daten durch die Studierenden in KLIPS 2.0 wurde auch 2018 unterstützt.
Das Ziel einer Integration von weiteren Masterzulassungsverfahren wurde erreicht. Notwendige Anpassungen wurden in Zusammenarbeit des KLIPS-Teams mit dem Softwareanbieter implementiert und mit den beteiligten Einrichtungen abgestimmt. Zudem beteiligte sich das KLIPS-Team an der Entwicklung eines neuen Masterportals durch CAMPUSonline.
Prüfungsmanagement
Es gab große Fortschritte hinsichtlich der Implementierung der Drucksorten des Prüfungswesens in KLIPS 2.0. Die hierzu benötigte Funktionalität und Konfigurationsmöglichkeiten stimmte das KLIPS-Team mit dem Softwareanbieter ab. Ein darin zu aufzulösendes Problem liegt in den fakultätsübergreifenden Immatrikulationsmöglichkeiten in Mehrfachstudiengängen an der Universität.
Unter dem Titel „CAMPUSonline 3.0“ treibt der Softwareanbieter eine grundlegende und umfassende Anpassung der Software voran. Von dieser Anpassung wird auch KLIPS 2.0 betroffen sein. Das KLIPS-Team beteiligt sich daher an fachlichen Gruppen sowie an weiteren Arbeitsgruppen, im Rahmen derer mögliche Anpassungen vorangetrieben werden.
Veranstaltungs- und Lehrraummanagement
2018 konnte das KLIPS-Team ein neues Beleg- und Vergabeverfahren der Rechtswissenschaftlichen Fakultät in Betrieb nehmen, das die Besonderheiten und Anforderungen der Fakultät passgenau abbildet.
Im Lehrraummanagement hat sich das KLIPS-Team gemeinsam mit den Fakultäten und Dezernat 5 an der Erstellung einer neuen Lehrraumvergaberichtlinie beteiligt. Änderungen der Richtlinie, die eine Anpassung in KLIPS 2.0 nötig machen, wurden in enger Abstimmung mit allen Beteiligten durchgeführt.
Support
Mit dem Ende des öffentlichen Betriebs von KLIPS (HIS-GX) endete 2017 auch der Parallelbetrieb der beiden Campusmanagementsysteme. Mit der Außerdienststellung war das KLIPS-Team auch 2018 beschäftigt. Eine Herausforderung lag in der Rekonstruktion komplexer Einzelfälle historischer Daten.
Auch 2018 unterstützte der KLIPS-Support in persönlicher Sprechstunde, telefonisch und per E-Mail Studierende und Mitarbeiter. Die Öffnungszeiten – werktäglich von 10-15:00 Uhr konnten auch 2018 u.a. durch die Unterstützung von Studentischen Hilfskräften aufrechterhalten werden.
Das KLIPS-Team versendet im Rahmen von Adressmittlungsverfahren E-Mails an ausgewählte Studierendengruppen. Der Versender kann aus Datenschutzgründen keinen eigenen Zugriff auf E-Mailadressen erhalten.
2017
Bewerber- und Studierendenmanagement
Für das Bewerbermanagement stand die Integration weiterer Masterstudiengänge an. Mittels zusätzlicher Konfiguration und weiterer Anpassungen der Software und im Rahmen enger Abstimmungsprozesse mit den betroffene Fächern und Fachabteilungen war es möglich, die Durchführung weiterer Masterzulassungsverfahren in KLIPS 2.0 zu ermöglichen.
Im Rahmen einer Novelle wurden die durch die Hochschule dem Ministerium bereitzustellenden Berichte um zusätzliche Merkmale erweitert. Die erforderliche Nacherfassung von Merkmalen wurde durch eine zusätzliche Funktionalität im Campusmanagement möglich gemacht. Das KLIPS-Team hat sich in die zu diesem Zweck eingerichtete Arbeitsgruppe eingebracht und hat mit dem Softwareanbieter die notwendige Anpassung der Software abgestimmt.
Prüfungsmanagement
Ein sehr umfangreiches Arbeitspaket liegt in der Umsetzung von Drucksorten des Prüfungswesens. In KLIPS 2.0 ist mittlerweile sind die Abschlussdrucksorten für den größten Teil der Abschluss-Fach-Kombinationen der Universität zu Köln umgesetzt und werden auch eingesetzt.
Der Übergang von den erstakkreditierten in die reakkreditierten Studiengänge bedurfte der Unterstützung, da mit dem Wechsel für die Studierenden auch der Wechsel von KLIPS (HIS-GX) zu KLIPS 2.0 (CAMPUSonline) einherging. Bis auf wenige Ausnahmen wird die Prüfungsverwaltung für Studierende seit 2017 flächendeckend mit KLIPS 2.0 unterstützt.
Das KLIPS-Team hat sich 2017 zudem an einer hochschulübergreifenden fachlichen Arbeitsgruppe beteiligt, die am Technologiewechsel und an der Entwicklung neu gestalteter Oberflächen von KLIPS 2.0 (CAMPUSonline) mitwirkt. Die Arbeit dieser Gruppe ist noch nicht abgeschlossen (siehe Planung 2018).
Support
Pflege und Erweiterung der Online Hilfe waren neben Erstellung von Flyern für die unterschiedlichen Zielgruppen auch 2017 Aufgaben des Support-Teams.
Auch 2017 sorgt die Parallelität von KLIPS und KLIPS 2.0, sowie der Übergang aus den erst- in die modellakkreditierten Studiengänge für zusätzlichen Unterstützungsbedarf durch den Support. Diesem wurde unter anderem mit der Unterstützung durch weitere Studentische Hilfskräfte begegnet, mit deren Unterstützung eine tägliche Erreichbarkeit in persönlicher Sprechestunde, telefonisch und per Mail gewährleistet werden konnte.
2016
Prüfungsmanagement und Abbildung von Studiengängen
Die Harmonisierung der Prozesse im Prüfungswesen im Parallelbetrieb von KLIPS und KLIPS 2.0 und die Qualitätssicherung von Abbildungen der modellakkreditierten Studiengänge waren Herausforderungen für den Bereich Prüfungswesen im Jahr 2016. Einige Implementierungen von Studiengangstrukturen wurden im Jahr 2016 finalisiert.
Außerdem stand die Implementierung von Drucksorten für den Bereich des Prüfungsmanagements an. Auch hier galt es neue Prozesse einzuführen.
Im Rahmen des Projektabschlusses des Projekts zur Einführung von KLIPS 2.0 (MCM) wurde gemeinsam mit dem Projektteam eine Abnahme des Bereichs Prüfungsmanagement in den Regelbetrieb (vorbehaltlich fehlender Funktionalität) durchgeführt.
Für Studierende der Staatsexamensstudiengänge der Rechtswissenschaft und Medizin wurde KLIPS 2.0 im Jahr 2016 im Bereich Veranstaltungs- und Prüfungsmanagement das relevante System. Das KLIPS-Team hat hier die Übertragung von Leistungsdaten von ca. 2700 Studierenden der Humanmedizin und ca. 5000 Studierenden der Rechtswissenschaften intensiv begleitet und z.T. mit Unterstützung eines externen Dienstleisters durchgeführt.
Veranstaltungsmanagement
Im Veranstaltungsmanagement hatte der Parallelbetrieb von KLIPS und KLIPS 2.0 Auswirkungen. So müssen Verfahren bereitgestellt werden, die die Platzvergabe systemübergreifend regelt.
Auch im Bereich des Veranstaltungsmanagements kam es im Rahmen des Projektabschlusses des MCM-Projekts zu einer Übergabe in den Regelbetrieb durch das KLIPS-Team.
Vorbereitet wurde die Integration des Verfahrens zur Vergabe zentraler Lehrräume durch Abt. 54 in KLIPS 2.0. Hierfür wurde die Software vereinzelt angepasst und um einige Funktionalitäten erweitert. Die Anforderungen hierfür wurden in Spezifikationen festgehalten und beauftragt.
KLIPS-Support
Das KLIPS-Support-Team hat die Studierenden weiterhin bei der Nutzung des jeweiligen Systems unterstützt. Besonderer Supportbedarf entstand bei Studierenden, die mit einem Studiengangwechsel auch einen Wechsel von KLIPS zu KLIPS 2.0 vollzogen haben.
Mit dem Abschluss des Projekts MCM wurde die Pflege der KLIPS 2.0 Online-Hilfe in die Verantwortung des KLIPS-Teams übergeben. Durch die Mitarbeiter des KLIPS-Supports wird sie gemeinsam mit den jeweiligen Fachanwendungsbetreuern seither laufend aktualisiert.
Bewerber- und Studierendenmanagmement
Im Jahr 2016 wurde die Durchführung von Masterzulassungsverfahren pilotiert. Die Masterzulassungsverfahren werden bislang weitgehend dezentral, unterstützt durch technische Individuallösungen, durchgeführt.
2015
Seit dem WS 15/16 werden Erstsemesterstudierende in die modellakkreditierten Studiengänge und damit in KLIPS 2.0 eingeschrieben. Damit laufen KLIPS und KLIPS 2.0 parallel mit jeweils großen Nutzerzahlen in beiden Systemen. Für Studierende, die im WS 15/16 ihr Studium aufgenommen haben spielt KLIPS (1) keine Rolle mehr. Die Parallelität der beiden Systeme bedeutet seither eine Herausforderung in den Bereichen der fachlichen Anwendungsbetreuung und Support im KLIPS-Team.
Prüfungsmanagement
Implementierung von ca. 280 Studiengangstrukturen der reakkreditierten Bachelor- und Masterstudiengänge im Campusmanagementsystem KLIPS 2.0. Implementierung und Betreuung von Prozessen im Prüfungsmanagement in KLIPS 2.0 für Studierende und Mitarbeiter. Aktualisierung und Pflege von Prüfungsordnungsabbildungen in KLIPS (1) hinsichtlich einzelner Prüfungsordnungsänderungen.
Veranstaltungsmanagement
Seit dem Wintersemester 15/16 können ist mit KLIPS 2.0 auch ein Werkzeug für die Belegung und Vergabe von Veranstaltungsplätzen bereitgestellt. Dabei stehen fachbereich- bzw. fakultätsspezifisch unterschiedliche Varianten der Belegung (Individual- vs. Generalbelegung), Priorisierungsmöglichkeiten über ein Priotool, sowie Vergabeverfahren auf Grundlage der Ordnungen zur Vergabe von Veranstaltungsplätzen der jeweiligen Fakultät zur Verfügung.
Support
Der KLIPS-Support betreut die Studierenden und Mitarbeiter der Universität zu Köln in der Nutzung des Campusmanagementsystems und kommuniziert mit den Nutzern als 1st-level-Support. Nutzer können wesentliche Informationen dazu in neuen bzw. überarbeiteten Informationsplattformen (Wiki, Webseite) abrufen, die vom KLIPS-Support mit Inhalten gepflegt werden. Die Parallelität von KLIPS und KLIPS 2.0 bedeutet eine komplexere Beratungssituation und erhöht insbesondere während der Inbetriebnahme einzelner Programmmodule die Aufwände. Diesem Umstand ist der Support mit zusätzlichem Personal begegnet.
BEW/STM
Im Rahmen der Inbetriebnahme des Bewerber- und Studierendenmanagements in KLIPS 2.0 wurde im Sinne des Betriebskonzeptes im KLIPS-Team eine Fachanwendungsbetreuung aufgebaut, die das Studierendensekretariat und das International Office bei der Durchführung von Prozessen und der Anwendung der Software im Sinne eines 2nd-Level Supports unterstützt.
2014
Prüfungsmanagement
2014 wurden Studiengangstrukturen im derzeitigen Campusmanagementsystem aktualisiert und überarbeitet. Insbesondere wurden Änderungen an Staatsexamensabschlüssen durchgeführt, deren Abbildung in einem technischen System durch gesetzliche Bestimmungen dieser Abschlüsse besonders herausfordernd waren. Auch neue Dokumente (v. a. Diploma Supplement, Zeugnisse und Urkunden für den Bereich Bachelor Lehramt) wurden über KLIPS 1.0 realisiert. Ferner mussten Notenberechnungen im größeren Umfang angepasst und qualitätsgesichert werden.
Weiterhin wurden 2014 einhundert Strukturen im neuen Master Lehramt in KLIPS 2.0 implementiert und notwendige Funktionalitäten zur Prüfungsverwaltung im Pilotbetrieb von KLIPS 2.0 umgesetzt.
Veranstaltungsmanagement
Die aktuell genutzten HIS-Systeme werden laufend mit Updates optimiert und an die Anforderungen der Universität zu Köln angepasst. Im Jahr 2014 wurde der Umstieg auf Version 16.0 begleitet, um neue Online-Funktionalitäten zu nutzen und das System bis zum endgültigen Umstieg auf eine neue Software stabil und sicher zu halten. Tests und Qualitätssicherung sowie die Überprüfung der Datenintegrität standen hier im Vordergrund.
2014 wurden insgesamt 14 Beleg- und Vergabeverfahren in KLIPS 1 durchgeführt. Zusätzlich wurde im Rahmen des Pilotbetriebs von KLIPS 2.0 ein vorübergehendes Anmelde- und Vergabeverfahren umgesetzt, da das künftige Verfahren noch nicht zur Verfügung stand. In Vorbereitung der Nutzung des Lehrraummanagements wurde der Raumbestand ergänzt und korrigiert.
Support
2014 wurde im Studierenden Service Center (SSC) ein weiterer Supportraum eingerichtet, der einen integrierten gemeinsamen Support von KLIPS, ILIAS und Rechenzentrum anbietet. Dieser beschleunigt in vielen Fällen die Supportverfahren und verkürzt die Wege von Hilfesuchenden Studierenden. Für diesen „IT-Supportraum“ wurde das Support-Team weiter aufgestockt.
Neben dem Regelbetrieb erweitert und aktualisiert der KLIPS Support weiterhin die Online-Hilfe und erarbeitet in enger Zusammenarbeit mit dem Projekt Migration Campusmanagement ein Dokumentations- und Schulungskonzept, das die Nutzer auf die Systemumstellung vorbereitet.
2011-2013
Prüfungsmanagement
Im Berichtszeitraum wurden ca. 130 neue Bachelor- und Masterstudiengänge und neue Versionen von Prüfungsordnungen vorhandener Studiengänge im System abgebildet. Hervorzuheben ist die Implementierung der 102 neuen Lehramts-Bachelor, für die sich die große Herausforderung ergab, dass Studierende mehreren Fakultäten zugeordnet sein können. Die Modellakkreditierung hat zudem dazu geführt, dass neue Studiengänge in der Modellierung bereits auf Vorgaben des Kölner Modells ausgerichtet wurden. Geänderte Anforderungen an das Prüfungsmanagement mit KLIPS 1.0 sowie neue Modulversionen erforderten innerhalb bestehender Studiengangsstrukturen Aktualisierungen von Regelwerken. Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Erstellung englischsprachiger Dokumente. Studiengangsstrukturen wurden übersetzt und für die Ausgabe in entsprechende Drucksorten überführt. Neue Dokumente und Bescheinigungen sind für die implementierten Studiengänge erstellt worden.
Veranstaltungs- und Lehrraummanagement
Die in 4 Fakultäten der Universität zu Köln etablierte Belegung der Veranstaltungen konnte auf Bereiche der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät ausgeweitet werden. Im Berichtszeitraum ist eine Zunahme der Belegungen von Studierenden auf die Veranstaltungsplätze in KLIPS 1.0 erkennbar (WS 2012/13 230.000 Belegungen, WS 2013/14 480.000 Belegungen). Die gesteigerten Zahlen sind auf den doppelten Abiturjahrgang, stärkeres Interesse der Fakultäten an der Verteilung der Veranstaltungsplätze über KLIPS sowie auf die wachsende Zahl der über das System verwalteten Studiengänge zurückzuführen. Das KLIPS Team begegnete diesen Faktoren mit der Etablierung weiterer Belegphasen und der Optimierung von Verteilungsmechanismen, um auch die Überschneidungen bei der Veranstaltungsbelegung zu vermeiden.
Im Jahr 2011 hat das Lehrraummanagement für die zentral verwalteten Lehrräume auf dem Campus Nord via KLIPS begonnen. Weitere dezentrale Raumkapazitäten werden seit 2013 über KLIPS vergeben. Zur Optimierung der Raumauslastung im Zuge des doppelten Abiturjahrgangs konnte zudem mit der zentralen Raumverwaltung eine Ausweitung der Lehrraumvergabe über KLIPS für das Wintersemester 2013/14 erreicht werden.
Support
Das KLIPS-Supportbüro hat Studierende, Lehrende sowie Prüfungsämter bei der Bedienung von KLIPS unterstützt und stetig das Angebot der Online-Hilfe erweitert, sowie ein neues, an den gesteigerten Bedarf angepasstes, Schulungskonzept entworfen und angewendet. Die Anzahl der Anfragen wächst konstant aufgrund der stetigen Zunahme der verwalteten Studiengänge und weiterer Faktoren wie den doppelten Abiturjahrgängen.
Positiv zu bewerten ist, dass zwar die Anfragen im Supportbereich steigen, jedoch nicht proportional zum Anstieg der Zahl der Systemnutzer (Studierende, Lehrende, Mitarbeitende). Dies steht symbolisch für die stetige Verbesserung des Systems, im Besonderen der Nutzerfreundlichkeit. Eine besondere Herausforderung stellt die Betreuung der neuen Lehramtstudierenden, über alle Fakultäten hinweg, dar.
Die Umstellung der Universität zu Köln auf das zentrale, universitätsweite Kölner Identity-Management-System (uniKIM) und die Implementierung von SAP haben zu einem erhöhten Betreuungsbedarf im Bereich LogIn-Verwaltung und Personalimport geführt.
Der KLIPS Support hat in Eigenleistung ein neues Schulungskonzept für Dozenten entworfen, mit dem gezielt die Bedürfnisse und Wünsche dieser Zielgruppe abgedeckt sind. Pünktlich zum Semesterbeginn sind im März und November 2013 die ersten Schulungen durchgeführt worden. Der große Zuspruch erfordert einen weiteren Kapazitätsausbau der Schulungsangebote.