Docfile, das Online-Tool zur Verwaltung von Promotionsvorhaben an der Universität zu Köln, ist seit heute in fünf Fakultäten freigeschaltet. Über eine Schnittstelle ist das Online-Tool der Philosophischen Fakultät angedockt, um eine fortwährende Datenintegration zu gewährleisten. Damit ist die Universität zu Köln eine der ersten Universitäten in Deutschland, die eine Software zur Promovierendenerfassung und -verwaltung fertig implementiert und dabei einzelne Prozesse über Fakultätsgrenzen hinweg harmonisiert hat.

Insgesamt 194 elektronische Benachrichtigungen ermöglichen die digitale Abbildung von administrativen Prozessen und sollen zukünftig einen einfacheren Ablauf für Doktorand:innen sowie eine Entlastung von Mitarbeitenden in den Promotionsbüros bewirken. Die Umstellung auf die digitale Promotionsadministration beinhaltet unter anderem den automatisierten Versand von zweisprachigen Nachrichten zum Stand des Promotionserfahrens, Benachrichtigungen an Betreuer:innen zum Promotionsverlauf sowie Benachrichtigungen an Gutachter:innen vor oder bei Fristüberschreitungen von Gutachten, der Veröffentlichung oder bei Auflagen zur Zulassung als Doktorand:in. In der Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Fakultät wird zukünftig die Einreichung von Betreuungsvereinbarungen automatisiert nachgehalten. Eine digitale Akte ermöglicht Doktorand:innen, Promotionsbüros und Graduierteneinrichtungen die elektronische Ablage und den Austausch relevanter Dokumente.

In Zukunft können Doktorand:innen über Docfile auch den Abbruch ihrer Promotion oder Promotionsunterbrechungen hinterlegen. Beide Möglichkeiten wurden in den letzten Tagen bereits genutzt, sodass die Universität in Kürze aktualisierte Daten über die Anzahl der Doktorand:innen zur Verfügung stellen kann. Derzeit arbeiten an der Universität zu Köln laut Docfile 4.739 Personen aktiv an einer Promotion.
Um Daten aktuell zu halten wurde festgelegt, dass Doktorand:innen einmal jährlich verschiedene Angaben aktualisieren müssen, wodurch auch die Email-Verteiler immer auf dem neuesten Stand sind und die zielgruppenspezifische Verteilung von Information ermöglichen.

Docfile erfüllt darüber hinaus die gesetzlichen Verpflichtungen zur Meldung von Doktorand:innendaten zur Promovierendenstatistik und abgeschlossene Promotionen in der Prüfungsstatistik. Ebenso hält es alle für den Kerndatensatz Forschung (KDSF) des Wissenschaftsrates erforderlichen Daten zur Nachwuchsförderung vollständig vor.

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