Zulassung und Immatrikulation

Die Zulassung zur Promotion und die Immatrikulation als Doktorand*innnen an der Universität zu Köln sind zwei getrennte Schritte, die von zwei unterschiedlichen Stellen vorgenommen werden. Erst wenn Sie die Zulassung von der Fakultät vorliegen haben, können Sie sich im Studierendensekretariat bzw. über das International Office immatrikulieren.

Erster Schritt: Zulassung

Die wichtigste Grundlage für Ihren Antrag auf Zulassung zur Promotion – gleichgültig ob Sie aus dem Ausland oder aus Deutschland an die Universität zu Köln kommen – ist die schriftliche Bestätigung einer Hochschullehrerin bzw. eines Hochschullehrers, dass sie bzw. er bereit ist, Ihre Dissertation zu betreuen (Betreuungszusage). Wenn Sie in ein Promotionsprogramm / eine Graduiertenschule aufgenommen wurden, genügt in der Regel eine Bescheinigung darüber, um die Promotionszulassung zu beantragen. Sobald Sie eine Betreuungszusage  oder die Zusage  eines strukturierten Promotionsprogramms erhalten haben, können Sie die Zulassung zur Promotion direkt im Promotionsbüro der entsprechenden Fakultät beantragen. Sollten Sie aus dem Ausland an die Universität zu Köln kommen, reichen Sie die genannten Unterlagen bitte im International Office ein, sie werden von dort weitergeleitet. Welche weiteren Dokumente einzureichen und welche Fristen zu berücksichtigen sind, hängt von der  Promotionsordnung der Fakultät ab, an der Sie promovieren möchten. Die Promotionsordnungen finden Sie auf den Webseiten der Fakultäten.

Wenn Sie Fragen zu den Promotionsordnungen haben, können Sie sich gern an die Promotionsbüros der Fakultäten oder uns wenden. Die Webseiten der Promotionsbüros finden Sie hier:

• Wirtschaft- und Sozialwissenschaftliche Fakultät
• Rechtswissenschaftliche Fakultät
• Medizinische Fakultät
• Philosophische Fakultät
• Mathematisch-Naturwissenschaftliche Fakultät
• Humanwissenschaftliche Fakultät

 

Wir empfehlen, den Antrag auf Promotionszulassung zusammen mit den erforderlichen Unterlagen einen Monat vor Beginn des Semesters einzureichen.

Für die Zulassung zur Promotion müssen Sie folgende Unterlagen vorlegen:

• Ausgefüllter und unterschriebener Antrag auf Zulassung

• Betreuungszusage (an der Math.- Naturwissenschaftlichen Fakultät außerdem die „Mitteilung der Promotionsabsicht“ in 2-facher Ausführung, von Ihnen und Ihrem Betreuer unterschrieben)

• Nachweis der erforderlichen Sprachkenntnisse

• Lückenloser, unterschriebener Lebenslauf

• Beglaubigte Kopien und ggf. Übersetzung der Hochschulzugangsberechtigung (Abitur / Matura)

• Beglaubigte Kopien und ggf. Übersetzung aller Studienabschlusszeugnisse (Bachelor und Master oder Äquivalent mit Fächer- und Notenübersicht/ Transcript of Records)

• Wenn Sie Ihre Abschlussarbeit woanders als an der Universität zu Köln angefertigt haben: Kopie oder CD-ROM der Abschlussarbeit (Master thesis). Wenn diese nicht in Deutsch oder Englisch verfasst wurde, benötigen Sie zusätzlich eine Zusammenfassung  in deutscher oder in englischer Sprache.

• Kopie des Reisepasses / Personalausweises

• Ggf. Exposé Ihrer geplanten Dissertation (darüber, ob dies nötig ist, informiert Sie das zuständige Promotionsbüro)

Die Entscheidung über Ihren Antrag auf Zulassung zur Promotion trifft der Promotionsausschuss der Fakultät. Sobald Sie die Bestätigung Ihrer Promotionszulassung vorliegen haben, können Sie sich an der Universität immatrikulieren. Ob und für welchen Zeitraum Sie sich immatrikulieren müssen und welche Vorteile damit verbunden sind, entnehmen Sie bitte der für Sie geltenden Promotionsordnung bzw. erfragen es im Promotionsbüro der Fakultät.
 

 

Zweiter Schritt: Immatrikulation

Immatrikulationsverfahren für Promovierende aus Deutschland

Für die Immatrikulation von Promovierenden aus Deutschland ist das Studierendensekretariat zuständig. Sie müssen folgende Unterlagen vorlegen:

• Ausgefüllter „Antrag auf Einschreibung Promotion“
   
• Promotionszulassung der Fakultät
   
• Nachweis der Hochschulzugangsberechtigung (Abiturzeugnis o.ä.) im Original oder beglaubigte Kopie zur einmaligen Einsicht bei der Einschreibung
   
• Nachweis über qualifizierenden Hochschulabschluss (beglaubigte Kopie des Abschlusszeugnisses (Bachelor- und Masterzeugnis mit Fächer- und Notenübersicht / Transcript of Records)
   
• Sofern Sie bereits an einer anderen deutschen Hochschule immatrikuliert waren: Nachweis der Exmatrikulation
   
• Nachweis der Krankenversicherung (gesetzlich Versicherte) oder Befreiungsbescheinigung (privat Versicherte), sofern Sie nicht älter als 30 Jahre sind

Das Studierendensekretariat stellt Ihnen dann einen vorläufigen Studierendenausweis inklusive NRW-Semesterticket aus und überreicht Ihnen einen Überweisungsträger für die Zahlung des Semesterbeitrags in Höhe von derzeit rund 240 Euro pro Semester. Die Zahlung des Semesterbeitrags ist verpflichtend.

Rund vier Wochen nach der Zahlung des Semesterbeitrags werden Ihnen Ihre Immatrikulationspapiere und der endgültige Studierendenausweis zusammen mit dem Überweisungsformular für das nächste Semester zugesendet. Doktorand*innnen , die weiterhin an der Universität zu Köln immatrikuliert bleiben wollen, sind verpflichtet sich zu jedem Semester zurückzumelden und den Semesterbeitrag zu überweisen. Bitte beachten Sie dabei die dafür gesetzten Fristen.

 

Immatrikulationsverfahren für ausländische Promovierende

Bewerber*innen aus dem Ausland wenden sich auch für die Immatrikulation an das International Office. Wenn Sie eine ausführliche Beratung wünschen, nutzen Sie am besten das Kontaktformular des International Office.

Für die Immatrikulation werden folgende Unterlagen benötigt:

• Ausgefüllter „Antrag auf Einschreibung Promotion“
   
• Promotionszulassung der Fakultät bzw. Promotionsgenehmigung des Dekanats
   
• Wenn Sie jünger als 30 Jahre alt sind: Nachweis der Krankenversicherung (gesetzlich Versicherte) oder Befreiungsbescheinigung (privat Versicherte)

Das Auslandsamt stellt Ihnen einen vorläufigen Ausweis als Promotionsstudentin bzw Promotionsstudent aus, der auch als Ticket für den öffentlichen Nahverkehr gilt. In Deutschland gibt es keine Studiengebühren, aber es muss jedes Semester ein bestimmter Beitrag zur vergünstigten Nutzung der KVB, Mensa usw. gezahlt werden (Semesterbeitrag). Zurzeit beträgt der Semesterbeitrag rund 240 Euro. Bei der Einschreibung wird Ihnen das Akademische Auslandsamt einen Zahlungsvordruck bzw. die Bankinformationen für die Zahlung des Semesterbeitrags aushändigen.

Ungefähr vier Wochen nach Zahlung des Semesterbeitrags bekommen Sie Ihren endgültigen Promotionsstudierenden-Ausweis, zusammen mit einem Zahlungsvordruck für den Semesterbeitrag für das nächste Semester. Bitte beachten Sie, dass Sie weit vor Beginn jedes neuen Semesters mitteilen müssen, dass Sie die Absicht haben, weiter an der Universität zu Köln zu promovieren („Rückmeldung“). Informationen bezüglich entsprechender Fristen und das Vorgehen erteilt das Akademische Auslandsamt / International Office.