Das deutsche Hochschulstatistikgesetz ist die Grundlage der Bundesstatistik für Zwecke der Gesetzgebung und Planung im Hochschulbereich und bei den Berufsakademien sowie zur Erfüllung der europarechtlichen Datenlieferverpflichtungen.

Die Universität zu Köln ist durch die Novellierung des Hochschulstatistikgesetzes vom 06. März 2016 dazu verpflichtet, jährlich zum Stichtag 01. Dezember umfassende Doktorand*innendaten zu erheben und in anonymisierter Form an das Statistische Bundesamt weiterzureichen. Derzeit können über Docfile statistische Meldungen zur Promovierendenstatistik und zu Promotionen in der Abschlußprüfungsstatistik gemeldet werden.

Weitere Informationen zur Promovierendenstatistik finden Sie unter Hochschulstatistikgesetz.

Um Ihren Antrag auf Zulassung als Doktorand*in bzw. Ihre Registrierung in Docfile (bei bereits laufenden Promotionsvorhaben) zu bearbeiten und die für das HStatG-relevanten Daten zu validieren, ist es erforderlich Nachweise Ihrer Angaben bereitzustellen.

Notwendige Nachweise sind in der Regel Scans von Hochschulzugangsberechtigungen, Abschlusszeugnissen, Nachweise über Prüfungsabschlüsse, ggf. Betreuungszusage-/vereinbarungen, ggf. Bescheinigung von Graduiertenschulen sowie Immatrikulationsbescheinigungen und Studienverlaufsbescheinigungen. Eine genaue Auflistung der erforderlichen Dokumenten werden Ihnen jeweils bei der Antragstellung zur Zulassung als Doktorand*in und Zulassung zur Promotion in den digitalen Assistenten angezeigt. Bitte erkundigen Sie sich bei Unklarheiten bei dem für Sie zuständigen Promotionsbüro.

Bitte beachten Sie, diese Unterlagen ggf. auch im Original im Promotionsbüro vorzulegen. Angaben hierzu erhalten Sie im Rahmen der Antragstellungen.

Ja. Sie können Ihre Angaben im digitalen Assistenten zur Zulassung als Doktorand*in und Zulassung zur Promotion jederzeit speichern und beenden. Ihre Antragstellung bzw. Registrierung können Sie zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen, Dokumente hochladen und die Registrierung durch Absenden Ihrer Angaben abschließen. Wenn Sie die Registrierung bereits abgeschlossen haben, können Sie Ihre Dokumente unter "Mein Profil", "Doktorandenakte" (D), "Dokumente" mit "Dokument hinzufügen" bereitstellen.

Bitte geben Sie hier den primären Durchführungsort Ihrer Promotion an, der nicht zwingend deckungsgleich mit Ihrer Fakultät ist. (Bsp.: Sie sind über einen Arbeitsvertrag im Forschungszentrum Jülich angestellt und führen dort hauptsächlich Ihr Forschungsvorhaben durch. Zugleich sind Sie an der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät der Universität zu Köln als Doktorand*in zugelassen. Bitte geben Sie als Durchführungsort der Promotion das Forschungszentrum Jülich an).

Bitte geben Sie hier an, ob Sie Ihre Promotion in Kooperation mit einer anderen Einrichtung durchführen werden. Bitte geben Sie nur solche Kooperationen an, für die ein formeller, institutioneller Vertrag oder eine Vereinbarung vorliegt. Bitte wenden Sie sich bei Unsicherheit, ob eine kooperative Promotion vorliegt, an Ihre*n Betreuer*in und das für Sie zuständige Promotionsbüro.

Diese Art der kooperativen Promotion ist abzugrenzen von rein wissenschaftlichen Kooperationen, die ebenfalls bei der Registrierung in Docfile abgefragt werden. Bitte denken Sie daran einen entsprechenden Nachweis in Docfile hochzuladen.

Das Hochschulstatistikgesetz unterscheidet bei der Art der Promotion zwischen:

01 = Promotion an Hochschulen mit Promotionsrecht ohne institutionelle Kooperation

01 = Promotion an Hochschulen mit Promotionsrecht in Kooperation mit anderer Universität in Deutschland
(z. B. RWTH Aachen, Rheinische-Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn, Heinrich Heine Universität Düsseldorf, Deutsche Sporthochschule Köln, Ruprecht-Karls-Universität Heidelberg, Eberhard Karls Universität Tübingen, LMU München, TU München, HU Berlin, FU Berlin, TU Berlin)

02 = Promotion an Hochschulen mit Promotionsrecht in Kooperation mit Universität im Ausland
(z. B. cotutelle de thése, ETH Zürich, University of Birmingham, Università degli Studi di Firenze, Universiteit Leiden, Linnaeus University, Université de Nantes, Semmelweis Egyetem, Sun Yat-sen University, KU Leuven, Univerzita Karlova, Radboud Universiteit, Keio University, University of Cape Town, University of Colorado at Boulder)

03 = Promotion an Hochschule mit Promotionsrecht in Kooperation mit Fachhochschule
(z. B. TH Köln, Hochschule Bonn-Rhein-Sieg, Hochschule für Musik und Tanz Köln, Cologne Business School, Kunsthochschule für Medien Köln)

04 = Promotion an Hochschule mit Promotionsrecht in Kooperation mit (außeruniversitärer) Forschungseinrichtung
(z. B. Max-Planck-Institute, Forschungszentrum Jülich, Helmholtz-Institute, GESIS-Institut der Leibniz-Gesellschaft, Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrttechnik, Fraunhofer Institut, caesar, Deutsches Zentrum für neurodegenerative Erkrankungen, Deutsches Zentrum für Infektionsforschung, Deutsches Zentrum für Diabetesforschung, Deutsches Zentrum für Herz-Kreislauf-Forschung)

05 = Promotion an Hochschule mit Promotionsrecht in Kooperation mit Wirtschaft oder sonstiger Einrichtung
(z. B. Bayer AG, Siemens AG, thyssenkrupp, LANXESS, Deloitte, L’Oréal, Henkel AG & Co. KGaA, Capgemini Invent)

Bitte geben Sie bei den Angabe der wissenschaftlichen Kooperationen alle weiteren Kooperationen an, die Sie bislang während Ihrer Promotion eingegangen sind. Dabei kann es sich um eine Zusammenarbeit mit einzelnen Personen und Lehrstühlen, aber auch Institutionen handeln. (Bsp. Einmal jährlich haben Sie die Gelegenheit in einem Retreat mit Doktorand*innen im Rahmen des Programms Jülich – Melbourne Ihr Forschungsvorhaben mit Ihren australischen Kolleg*innen zu diskutieren. Bitte geben Sie dies als wissenschaftliche Kooperation an. Ein weiteres mögliches Beispiel ist die fachliche Unterstützung einer*s Professor*in o. Ä., die Sie z. B. zum regelmäßigen Austausch in der eigenen Institution, z. B. im Rahmen eines Forschungskolloquiums, einlädt.

Als Doktorand*in sind Sie in die jeweilige Dachgraduiertenschule Ihrer Fakultät eingebunden. Bitte erstellen Sie sich daher stets eine Mitgliedschaftsakte in der jeweiligen Fakultätsgraduiertenschule. Informationen zu den Graduiertenschulen der einzelnen Fakultäten finden Sie hier.

Bitte geben Sie zudem alle weiteren Mitgliedschaften in strukturierten Graduierteneinrichtungen (z. B. GRK – Graduiertenkolleg, Research schools in Exzellenzclustern, Helmholtz Schools, IMPRS, SFB, IRTG, TRR) an.

Es ist möglich, mehrere Mitgliedschaften zu hinterlegen. Falls Ihnen noch nicht bekannt ist, ob und in welchem Programm Sie promovieren, geben Sie bitte das Programm an, in dem Sie voraussichtlich promovieren werden. Im Zuge der verpflichtenden jährlichen Datenaktualisierung können Sie Ihre Angaben ggf. ergänzen und/oder neue Mitgliedschaften hinzufügen.

Alle Mitarbeitenden, die Ihre Promotion an der Universität zu Köln begleiten werden, greifen – reguliert über ein ausdifferenziertes Rechte- und Rollenkonzept – über Docfile auf die für Ihre Tätigkeit erforderlichen Daten zu. Daher ist es wichtig, dass Sie alle Mitgliedschaften in Graduiertenprogrammen korrekt ausweisen, damit die entsprechenden Ansprechpartner*innen Sie über Docfile kontaktieren können.

Bei der Antragstellung zur Zulassung als Doktorand*in werden Sie in Docfile gebeten, sich eine Graduiertenakte in der für Sie zuständigen Graduiertenschulen zu erstellen. Zukünftig werden Koordinator*innen über die Graduiertenakte Ihre Mitgliedschaft in der Graduiertenschule verwalten. Die Mitgliedschaft in einer Fakultätsgraduiertenschule ist gemäß der Promotionsordnung vom 12.03.2020 für Doktorand*innen obligatorisch.

In der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät orientiert sich die Zuordnung zu den Graduiertenschulen an Ihrem Promotionsfach.
Streben Sie z. B. eine Promotion im Promotionsfach Chemie an, wählen Sie bitte als Graduiertenschule die CGSC - Cologne Graduate School Chemistry aus.

Bei Rückfragen können Sie sich gerne an den Docfile-Support der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen Fakultät wenden. mnf-docfileuni-koeln.de

Bonn-Cologne Graduate School of Physics and Astronomy (BSGS):
Biophysik
Experimentalphysik
Theoretische Physik        

CGSC - Cologne Graduate School Chemistry
Biochemie
Chemie

Graduiertenschule Mathematik/Informatik
Angewandte Mathematik
Informatik
Reine Mathematik

GSfBS - Graduate School for Biological Sciences
Biologie
Computational Biology
(Biochemie)        
(Biophysik)

GSGS – Graduate School of Geosciences 
Geographie
Geophysik        
Geologie und Mineralogie
Meteorologie        
Kristallographie        
 
GSLB - Graduiertenschule für LehrerInnenbildung
Biologiedidaktik
Chemiedidaktik
Didaktik des Sachunterrichts
Geographiedidaktik
Mathematikdidaktik
Physikdidaktik

Falls Sie noch keine Betreuungsvereinbarung abgeschlossen haben, erkundigen Sie sich bitte bei Ihrer*m Betreuer*innen und der Fakultätsgraduiertenschule nach der Möglichkeit eine solche Vereinbarung abzuschließen. Ein rechtlich geprüftes Muster einer Betreuungsvereinbarung und weiterführende Informationen finden Sie hier.

Bitte beachten Sie, dass es in manchen Fakultäten verpflichtend über die Promotionsordnung geregelt ist, ob der Abschluß einer Betreuungsvereinbarung erforderlich ist. In Docfile können Sie in Kürze über die Downloadfunktion in der Doktorandenakte fakultätsspezifische Vorlagen für Betreuungsvereinbarungen/-zusage, z. B. von der Humanwissenschaftlichen Fakultät, abrufen.

Sollten Ihnen die entsprechenden Dokumente (noch) nicht vorliegen bzw. nicht verpflichtend erforderlich sein, können Sie mit dem Ausfüllen des digitalen Assistenten fortfahren, ohne Dokumente hochzuladen. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie noch fehlende Dokumente unter "Mein Profil", "Doktorandenakte" (D), "Dokumente" mit "Dokument hinzufügen" bereitstellen.

Bitte geben Sie den*die offizielle*n Betreuer*in Ihres Promotionsvorhabens an. Dies ist in der Regel ein*e Universitätsprofessor*in an der Universität zu Köln. Ihre Angabe wird nach Absenden des digitalen Assistenten Zulassung als Doktorand*in durch das zuständige Promotionsbüro überprüft. Mit dem Erhalt des Zulassungsbescheids geht zugleich die offizielle Bestätigung der*des Erstbetreuer*n Ihres Promotionsvorhabens einher. Bitte beachten Sie, dass zukünftige Doktorand*innen der Rechtswissenschaftlichen Fakultät direkt von Ihrer*m Betreuer*in als Doktorand*innen angenommen werden.

Bitte geben Sie zudem an, welche Personen Sie zusätzlich inhaltlich betreuen werden, z. B. ein*e Nachwuchsgruppenleiter*in.

Falls Sie noch keine*n Betreuer*in gefunden haben, finden Sie hier unterstützende Informationen.

Bitte geben Sie bei diesem Datenfeld an, wann Sie tatsächlich mit der Arbeit an der Promotion begonnen haben. Dies kann bereits vor der offiziellen Annahme als Doktorand*in an der Fakultät erfolgt sein.

Beim Datenfeld „Datum der Themenstellung“ geben Sie bitte den Zeitpunkt an, an dem Ihr*e Betreuer*in das Promotionsthema an Sie vergeben hat.

Bitte setzen Sie das Kreuzchen nur, wenn Sie eine kumulative Dissertation anstreben und Sie die formalen Voraussetzungen dafür erfüllen. Bitte beachten Sie, dass es sich bei der Angabe in Docfile zunächst um eine Absichtserklärung handelt, die Sie jederzeit ändern können. Um kumulativ zu promovieren ist ggf. ein zusätzlicher Antrag bei Ihrer Fakultät erforderlich. Entsprechendes regelt die für Sie gültige Promotionsordnung. Bitte halten Sie bei Fragen Rücksprache mit Ihrer*m Betreuer*in und dem Promotionsbüro.

Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Antragstellung auf Zulassung zur Promotion mit Ihrer Entscheidung kumulativ zu promovieren eine verbindliche Angabe tätigen.

Bitte geben Sie hier Informationen zu Ihrer Hochschulzugangsberechtigung (HZB – in der Regel Abitur) an. Als Art der HZB ist der höchste allgemeine Schulabschluss anzugeben, der den ersten Zugang zum deutschen Hochschulsystem erlaubt. Dies gilt auch, wenn die HZB beim ersten Zugang zum deutschen Hochschulsystem nicht zum aktuellen Studiengang berechtigen würde. Bei Fachhochschulreife, die aus einem schulischen und beruflichen Teil besteht, sind Datum und Ort des schulischen Teils anzugeben.

Bitte denken Sie daran einen entsprechenden Nachweis in Docfile hochzuladen.

Um ihre Ersteinschreibung statistisch korrekt ausweisen und zugleich ihre Antragstellung für die Zulassung als Doktorand*in bearbeiten zu können, ist es erforderlich alle Studienzeiten zu hinterlegen. Bitte belegen Sie alle Angaben mit Nachweisen, die Sie in der elektronischen Doktorandenakte hinterlegen können.

Aufgrund der Vielfalt an Studiengängen in Deutschland stehen viele Angaben zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass Sie für die Angabe eines Masterabschlusses mitunter scrollen müssen. In diesem Definitionenkatalog können Sie sich über die genaue Bezeichnung Ihres Studienabschlusses informieren.

Sollte das entsprechende Studienfach nicht hinterlegt sein, wenden Sie sich bitte an den zentralen Docfile-Support: docfile@verw.uni-koeln.de

Für das Hochschulstatistikgesetz müssen an einer Promotion interessierte Personen bzw. Doktorand*innen eine Angabe dazu machen, ob Ihr Studium/Hochschulzeiten im Sommer- oder Wintersemester begonnen hat.

Die Einordnung der Semesterzeiten ist von IT.NRW vorgegeben und spiegeln ausschließlich das deutsche Hochschulsystem wieder.

Das Sommersemester beginnt immer am 1. April und endet am 30. September eines Jahres

Das Wintersemester beginnt immer am 1. Oktober und endet am 31. März eines Jahres.

Bsp.: Ein*e internationale Doktorand*in gibt als Semesterstart den 1. September an einer anderen Universität an. An der dortigen Universität ist das Akademische Jahr in Trimester unterteilt, d. h. es gibt insgesamt drei Terms, von denen der letzte am 01. September beginnt.
Als Semester für den Studienbeginn muss nun das Sommersemester ausgewählt werden, da der 01. September gemäß deutschen System in das Sommersemester fällt.
Analog dazu muss für einen Studienbeginn am 1. März das Wintersemester ausgewählt werden.

Aufgrund der zahlreichen verschiedenen Arten von Studiengängen und Bildungseinrichtungen ist eine große Auswahl im Dropdown-Menü hinterlegt. Um die, für Sie einschlägige Bezeichnung zu wählen orientieren Sie sich bitte am Definitionenkatalog für Studenten- und Prüfungsstatistik des statistischen Bundesamtes. 

Bitte geben Sie hier den Hochschulabschluss an, der Sie zur Promotion berechtigt. Falls mehrere Hochschulabschlüsse in Kombination zur Promotionsberechtigung führen, wählen Sie bitte den Abschluss aus, den Sie zuletzt erworben haben. Bitte achten Sie darauf in Docfile alle absolvierten Studienzeiten (auch abgebrochene und nicht abgeschlossene Studien) mit entsprechenden Nachweisen zu hinterlegen.

Bitte denken Sie daher daran einen entsprechenden Nachweis in Ihrer elektronischen Akte in Docfile hochzuladen.

Bei der Angabe der Finanzierung handelt es sich um eine optionale Abfrage, die Rückschlüsse auf die Einbindung und ggf. Belastung von Doktorand*innen geben soll. Auf Basis Ihrer Angaben können im Folgenden Unterstützungsbedarfe identifiziert und definiert werden.

Für das Hochschulstatistikgesetz ist zudem eine Angabe über eine Beschäftigung an der Universität zu Köln bzw. am Universitätsklinikum Köln erforderlich. Diese Angaben werden automatisiert über eine interne Schnittstelle erfasst. Angaben zu Arbeitsverträgen mit der UzK und dem UKK müssen daher nicht zusätzlich hinterlegt werden.